Συχνές Ερωτήσεις (FAQs)



Διαδικασίες Υποβολής Προτάσεων

1.1. Ποια η Διαδικασία Έγκρισης Υλοποίησης Έργων από τον ΕΛΚΕ ΠΔΜ

Η διαδικασία για την έγκριση υλοποίησης έργων από τον ΕΛΚΕ περιγράφεται στο αρχείο «Διαδικασία Έγκριση Υλοποίησης Έργων από τον ΕΛΚΕ». Όπως φαίνεται σ’ αυτό, για την έγκριση απαιτείται η συμπλήρωση και η υποβολή των εντύπων που περιγράφονται στο Βήμα 2, τα οποία συμπληρώνονται με βάση τα διοικητικά έγγραφα του Βήματος 1.

Διαδικασία Έγκριση Υλοποίησης Έργων από τον ΕΛΚΕ

1.2 Ποιό είναι το PIC Number του ΠΔΜ;

Κάθε οργανισμός που συμμετέχει στο 7ο ΠΠ της Ευρωπαϊκής Ένωσης πρέπει να έχει έναν Μοναδικό Κωδικό Ταυτοποίησης Φορέα (PIC). Σχετική Ιστοσελίδα για περισσότερες πληροφορίες για το PIC είναι:

http://cordis.europa.eu/fp7/urf-pic_en.html


PIC Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας  :  986185518


Το PIC χρησιμοποιείται για την ηλεκτρονική υποβολή προτάσεων στο 7ο ΠΠ μέσω του Electronic Proposal Submission Service (EPSS) του Πληροφοριακού Συστήματος Cordis της Ευρωπαικής Ένωσης στη διεύθυνση:

http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP7SubmitProposalPage


Διαδικασίες Διαχείρισης & Υλοποίησης Έργων

2.1 Γραφική Απεικόνιση Διαδικασίας Επιλεξιμότητας Δαπανών και Πληρωμών του ΕΛΚΕ

Στο συνημμένο διάγραμμα απεικονίζεται η Διαδικασία Επιλεξιμότητας και Πληρωμής των Δαπανών που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο υλοποίησης των έργων του ΕΛΚΕ.

Διαδικασία Επιλεξιμότητας Δαπανών και Πληρωμών

2.2 Πολιτική Μετακινήσεων και Αποζημίωσης τους στο Πλαίσιο Υλοποίησης των Έργων του ΕΛΚΕ

Η πολιτική των μετακινήσεων για την υλοποίηση των έργων του ΠΔΜ εγκρίθηκε στη συνεδρίαση  271/02.06.2017 της Επιτροπής Ερευνών. Καθορίζονται τα ανώτατα όρια καθώς και πότε οι δαπάνες αυτές είναι επιλέξιμες για αποζημίωση, όταν δεν ορίζεται κάτι άλλο από το χρηματοδότη. Πρακτικά αυτό σημαίνει, ότι τα όρια αυτά είναι τα μέγιστα και σε καμία περίπτωση δεν αντικαθιστούν τους κανόνες που θέτει κάθε χρηματοδότης. Η ισχύς της παρούσας πολιτικής μετακινήσεων ξεκινάει το 2ο εξάμηνο του 2017

Πολιτική Μετακινήσεων και Αποζημίωσης

2.3 Υπολογισμός Χιλιομετρικών Αποστάσεων

Σύμφωνα με την Εγκύκλιο 10 (Α.Π.: ΔΝΣγ/οικ.41648/φ.ΕΓΚΥΚΛ.) της Γεν. Γραμματείας Υποδομών του Υπουργείου Υποδομών και Μεταφορών, ο υπολογισμός της χιλιομετρικής απόστασης στο πλαίσιο μετακινήσεων, θα γίνεται πλέον με τη χρήση διαδραστικού εργαλείου που βρίσκεται στη διεύθυνση https://kmd.ggde.gr.

Αφού προσδιοριστεί η χιλιομετρική απόσταση, γίνεται η σχετική εκτύπωση, η οποία και συνοδεύει την εντολή πληρωμής της αντίστοιχης δαπάνη ώστε να προχωρήσει η διαδικασία πληρωμής

2.4 Πότε υποβάλλονται στην Επιτροπή Ερευνών οι ονομαστικές / συμβάσεις για έγκριση από τους Επιστημονικά Υπεύθυνους των έργων;

Οι ονομαστικές/συμβάσεις πρέπει να υποβάλλονται στην Επιτροπή Ερευνών για έγκριση τουλάχιστον τέσσερις (4) εβδομάδες, ήτοι ένα μήνα, πριν την έναρξη τους. Αυτό σημαίνει ότι η ημερομηνία χορήγησης πρωτοκόλλου  από τον ΕΛΚΕ, στις πλήρως ορθά συμπληρωμένες και υπογραμμένες συμβάσεις/ονομαστικές, θα πρέπει να προηγείται της ημερομηνίας έναρξης των συμβάσεων/ονομαστικών τουλάχιστον κατά 30 ημέρες.

2.5 Πότε υποβάλλονται στην Επιτροπή Ερευνών τα αιτήματα για έγκριση τροποποίησης ονομαστικών/συμβάσεων από τους Επιστημονικά Υπεύθυνους των έργων;

Τα αιτήματα για τροποποίηση συμβάσεων/ονομαστικών προς την Επιτροπή Ερευνών υποβάλλονται τουλάχιστον δυο εβδομάδες πριν την λήξη των συμβάσεων. Αυτό σημαίνει ότι η ημερομηνία χορήγησης πρωτοκόλλου  από τον ΕΛΚΕ στα σχετικά αιτήματα θα πρέπει να προηγείται της ημερομηνίας λήξης των συμβάσεων/ονομαστικών τουλάχιστον κατά 15 ημέρες.

2.6 Τι σημαίνει ο όρος «τροποποίηση σύμβασης»;

Βασικές μεταβλητές των συμβάσεων είναι το Φυσικό Αντικείμενο (Φ.Α.) που αναγράφεται σ’ αυτές, το Οικονομικό Αντικείμενο (Τίμημα) και ο Χρόνος (Τ). Όταν μεταβάλλεται μια από τις μεταβλητές αυτές ή/και όλες μαζί έχουμε μεταβολή της σύμβασης και απαιτείται τροποποίηση.

Ενδεικτικά, έχουμε τροποποίηση όταν μεταβάλλεται

  • Το Φυσικό Αντικείμενο με ή χωρίς μεταβολή του Οικονομικού Αντικειμένου
  • Ο Χρόνος  με μεταβολή του Φυσικού Αντικειμένου
  • Ο Χρόνος  με μεταβολή του οικονομικού Αντικειμένου

2.7 Εγκρίνονται από την Επιτροπή Ερευνών αναδρομικές συμβάσεις;

Όχι. Αναδρομικές συμβάσεις δεν εγκρίνονται από την Επιτροπή Ερευνών.

2.8 Πως προσδιορίζουμε την ωριαία αμοιβή των μελών (ΔΕΠ, Δ.Υ. ΕΤΕΠ κλπ) της ακαδημαϊκής κοινότητας;

Για τον προσδιορισμό της ωριαίας αμοιβής χρησιμοποιούμε τη μηνιαία μικτή αμοιβή (ΜΜΑ), όπως αυτή προκύπτει από την τακτική του μισθοδοσία (φύλλα μισθοδοσίας), και τις ετήσιες παραγωγικές ώρες (ΕΠΩ).

Με βάση τα παραπάνω, η ωριαία αμοιβή (ΩΑ) προκύπτει κάνοντας χρήση την παρακάτω σχέση

ΩΑ = ((ΜΜΑ) x 12)/(ΕΠΩ)

2.9 Ποιος είναι ο μέγιστος αριθμός ωρών ανά ημέρα που μπορεί να απασχοληθεί ένας Διοικητικός Υπάλληλος σ’ κάποιο έργο;

Ο μέγιστος αριθμός ωρών που μπορεί να απασχοληθεί ανά ημέρα ένας Δ.Υ. σε έργα εξαρτάται από το είδος του προγράμματος/έργου. Για παράδειγμα, στα Προγράμματα ΕΣΠΑ ο μέγιστος αριθμός είναι : 3h την ημέρα ή 10h την εβδομάδα ή 40h το μήνα (δεν συμπεριλαμβάνονται Σ/Κ, αργίες κλπ).

Σημείωση: Η απασχόληση αυτή θα πρέπει να γίνεται πέραν του συμβατικού ωραρίου, να καταγράφεται σε φύλλα εργασίας, να μην δημιουργεί προβλήματα και συγκρούεται με τα καθήκοντα της εργασίας του.

2.10 ΠΜΣ: Χρονική Διάρκεια Κύκλων και Διαχείριση Δαπανών και Δεσμεύσεων τους

Στη συνεδρίαση 274/28-07-2017 συζητήθηκε το Θέμα «ΠΜΣ: Χρονική Διάρκεια Κύκλων και Διαχείριση τους» . Λαμβάνοντας υπόψη ότι

  • Σύμφωνα με τα ΦΕΚ ίδρυση τους, κάθε κύκλος ΠΜΣ συνήθως διαρκεί 3 ή 4 εξάμηνα, εκ των οποίων τα 2 ή 3 εξάμηνα αφορούν διδασκαλία και στο τελευταίο (3ο ή 4ο αντίστοιχα) εκπονείται η διπλωματική εργασία.
  • Τυπικά, κάθε μεταπτυχιακός τίτλος απονέμεται μετά το πέρας των αντίστοιχων προβλεπόμενων εξαμήνων και την υποστήριξη της διπλωματικής.
  • Μέσω των αντίστοιχων εσωτερικών κανονισμών των ΠΜΣ ορίζεται και το μέγιστο χρονικό διάστημα που μπορεί να ολοκληρωθεί και να υποστηριχτεί η διπλωματική εργασία και στη συνέχεια γίνεται η απονομή του μεταπτυχιακού διπλώματος.
  • Η υλοποίηση κάθε μεταπτυχιακού κύκλου απαιτεί δεσμεύσεις και δαπάνες, οι οποίες θα πρέπει να πραγματοποιούνται βάσει προϋπολογισμού και στη διάρκεια του κάθε κύκλου. Έτσι, κάθε κύκλος έχει τις δικές του δεσμεύσεις και δαπάνες.
  • Η εξόφληση, η πληρωμή ή η εκκαθάριση των δαπανών που πραγματοποιούνται σε κάθε κύκλο μπορεί να γίνει/πραγματοποιηθεί και πέραν της διάρκειας του αντίστοιχου κύκλου. Για παράδειγμα, η πληρωμή της αποζημίωσης ενός επιβλέποντα από μία διπλωματική εργασία, η οποία (i) του έχει ανατεθεί σύμφωνα με τα προβλεπόμενα, (ii) υπάρχει συμβατική υποχρέωση και δέσμευση στη διάρκεια του κύκλου και (iii) η υποστήριξη της διπλωματικής γίνεται μετά το πέρας του κύκλου και πάντα σύμφωνα με τα προβλεπόμενα του κανονισμού και των αποφάσεων του ΠΜΣ, η εκκαθάριση/η πληρωμή της μπορεί να πραγματοποιηθεί μετά το πέρας του κύκλου όταν αυτή υποστηριχθεί. Επίσης, η εξόφληση ενός τιμολογίου ή μιας αμοιβής μπορεί να γίνει και μετά το πέρας του κύκλου όταν καταβάλουν όλοι οι φοιτητές όλα τα δίδακτρα τους.

Με βάση τα παραπάνω η διάρκεια του κύκλου κάθε ΠΜΣ να είναι μόνο 3 ή 4 εξάμηνα (σύμφωνα με το σχετικό ΦΕΚ του ΠΜΣ) στα οποία θα λαμβάνουν χώρα οι σχετικές δαπάνες και θα δημιουργούνται οι δεσμεύσεις. Η εκκαθάριση και πληρωμή των δαπανών και των αντίστοιχων δεσμεύσεων του κάθε κύκλου του ΠΜΣ, των οποίων οι ημερομηνίες πραγματοποίησης τόσο των δεσμεύσεων όσο και των δαπανών είναι εντός του κύκλου του ΠΜΣ, μπορεί να γίνεται και μετά το πέρας του 3 ή 4 εξαμήνου, ανάλογα πάντα με το προγραμματισμό του Δ/ντη του ΠΜΣ και των χρηματικών εισροών του Προγράμματος.

2.11 Χρειάζεται/απαιτείται η πιστοποίηση των διαλέξεων ή των μαθημάτων που πραγματοποιούνται σε προγράμματα παροχής διδακτικού έργου (π.χ. ΜΠΣ, σεμινάριακά προγράμματα που υλοποιούνται σε κύκλους κλπ) για την πληρωμή των αντίστοιχων δαπανών διδασκαλίας;

Ναι, απαιτείται η πιστοποίηση της υλοποίησης των διαλέξεων ή των μαθημάτων προκειμένου να πληρωθούν οι αντίστοιχες δαπάνες. Η πιστοποίηση μπορεί να γίνει με

Τέλος, τα παραπάνω θα πρέπει να προσκομίζονται και να συνοδεύουν την αντίστοιχη εντολή πληρωμής. Στη περίπτωση που προσκομίζεται μόνο η Βεβαίωση/Πιστοποίηση Μαθημάτων για την πληρωμή της αντίστοιχης δαπάνης, το παρουσιολόγιο θα πρέπει να τηρείται και να φυλάσσεται στο αρχείο του προγράμματος από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο διότι αποτελεί σημαντικό στοιχείο για την απόδειξη της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου.

2.13 Ποια είναι η διαδικασία για την υλοποίηση προγραμμάτων δια βίου εκπαίδευσης από τον ΕΛΚΕ;

Στο συνημμένο αρχείο απεικονίζεται η διαδικασία που πρέπει να τηρείται για την υλοποίηση των προγραμμάτων δια βίου εκπαίδευσης από τον ΕΛΚΕ.

Διαδικασία Υλοποίησης Προγραμμάτων Δια Βίου Εκπαίδευσης


Διαδικασίες Διεκπαιρέωσης Πληρωμών

3.1 Πότε μία δαπάνη είναι Επιλέξιμη;

Μια δαπάνη είναι επιλέξιμη όταν αθροιστικά συγκεντρώνει τα παρακάτω χαρακτηριστικά:

  • Έχει απόλυτη συνάφεια με το έργο για το οποίο πραγματοποιείται
  • Εντάσσεται/περιλαμβάνεται σε κάποια από τις εγκεκριμένες κατηγορίες του προϋπολογισμού του έργου
  • Δημιουργείται εντός της συμβατικής διάρκειας του έργου
  • Τηρούνται οι αρχές της χρηστής διαχείρισης και της οικονομίας
  • Υπάρχουν τα πρωτότυπα νόμιμα παραστατικά
  • Έχουν ακολουθηθεί οι διαδικασίες που προβλέπονται από το θεσμικό πλαίσιο διαχείρισης του έργου

3.2 Πότε μια δαπάνη είναι Μη Επιλέξιμη;

Ενδεικτικά, οι δαπάνες χαρακτηρίζονται ως μη επιλέξιμη όταν αυτές:

  • Δεν εμφανίζουν συγκεντρωτικά τα χαρακτηριστικά μιας επιλέξιμης δαπάνης, επίσης και τα παρακάτω:
    1. Χρησιμοποιούνται για την κάλυψη προσωπικών και οικογενειακών αναγκών
    2. Δημιουργούνται για λόγους ψυχαγωγίας και διασκέδασης
    3. Χρησιμοποιούνται για την δημιουργία κερδών ή την κάλυψη ζημιών

3.3 Ποιά τα στοιχεία του ΕΛΚΕ στα οποία εκδίδονται τα παραστατικά του Κ.Β.Σ. που υποβάλλονται για πληρωμή;

Τα Παραστατικά του Κ.Β.Σ. (Τιμολόγια Αγορών, Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών κλπ) που προσκομίζονται/υποβάλλονται στον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας του Παν/μίου Δυτικής Μακεδονίας στο πλαίσιο υλοποίησης των έργων, για να είναι έγκυρα και να μπορούν να πληρωθούν/εξοφληθούν, θα πρέπει να φέρουν τα παρακάτω στοιχεία ανά περίπτωση


α. Παραστατικά που Εκδίδονται στο Εσωτερικό για την Αγορά Αγαθών και Υπηρεσιών


Επωνυμία Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας
Επάγγελμα ΝΠΔΔ
ΑΦΜ 999562838
Δ.Ο.Υ. Κοζάνης
Διεύθυνση Πάρκο Αγίου Δημητρίου
Τ.K. 50100, Κοζάνη

 β. Παραστατικά που Εκδίδονται στο Εξωτερικό για την Αγορά Αγαθών και Υπηρεσιών


Organization Research Committee of the University of Western Macedonia
VAT No EL 999562838
Revenue Office Kozani
Address Parko Agiou Dimitriou
Post Code 50100, Kozani, Greece

3.5 Πότε προσκομίζονται οι Α.Π.Υ στον ΕΛΚΕ;

Οι αποδείξεις παροχής υπηρεσιών (Α.Π.Υ.) για την καταβολή των αμοιβών των εξωτερικών συνεργατών προσκομίζονται μαζί με τις αντίστοιχες εντολές πληρωμής, είναι πρωτότυπές και σωστά συμπληρωμένες.

3.6 Ποιά αιτιολογία θα πρέπει να αναγράφεται στην Α.Π.Υ.;

Η αιτιολογία που πρέπει να αναγράφεται στην Α.Π.Υ.  προκειμένου να συμπληρωθεί, θα πρέπει είναι αντίστοιχη με το έργο που αναγράφεται στη σχετική εγκεκριμένη σύμβαση, βάσει της οποίας απορρέει και η πληρωμή.

3.7 Πώς Προσδιορίζεται / Προκύπτει ο ΦΠΑ;

Ανάλογα με τα δεδομένα μας, ο προσδιορισμός του ΦΠΑ (Φ) μπορεί να γίνει βάσει των παρακάτω δύο περιπτώσεων

  • Περίπτωση 1η: Γνωστός  ο συντελεστής ΦΠΑ (φ) , όπου φ = 0.13, 0.23, κλπ, και η καθαρή αξία (ΚΑ). Τότε, το ποσό του ΦΠΑ προκύπτει/προσδιορίζεται από τη παρακάτω σχέση

    Φ = (ΚΑ) x (φ)


    Παράδειγμα
    : Έστω καθαρή αξία 100€, δηλαδή ΚΑ=100, και ΦΠΑ 23% (φ=0.23). Εφαρμόζοντας την ανωτέρω σχέση το ποσό του ΦΠΑ (Φ) είναι 23€.

  • Περίπτωση 2η : Γνωστός  ο συντελεστής ΦΠΑ (φ) , όπου φ = 0.13, 0.23, κλπ, και το συνολικό ποσό (ΣΠ) στο οποίο συμπεριλαμβάνεται ο ΦΠΑ. Τότε, το ποσό του ΦΠΑ προκύπτει/προσδιορίζεται βάσει της σχέσης που δίνεται παρακάτω

    Φ = (ΣΠ) – ((ΣΠ)/(1+φ))


    Παράδειγμα
    : Έστω συνολικό ποσό 123€, δηλαδή ΣΠ=123, και ΦΠΑ 23% (φ=0.23), εφαρμόζοντας την ανωτέρω σχέση το ποσό του ΦΠΑ (Φ) είναι 23€.

3.8 Σε πόσο χρόνο, μετά την έκδοση τους, υποβάλουμε τα Παραστατικά του Κ.Β.Σ. στον ΕΛΚΕ;

Τα παραστατικά του ΚΒΣ, όπως τα τιμολόγια, που εκδίδονται στο πλαίσιο αγοράς αγαθών και υπηρεσιών για την υλοποίηση των έργων, πρέπει να προσκομίζονται εντός πέντε (5) ημερών από την έκδοση τους στη Γραμματεία του ΕΛΚΕ και στους αντίστοιχους χειριστές, μαζί με την αντίστοιχα συνοδευτικά έντυπα (πχ εντολή πληρωμής, πρακτικό παραλαβής κλπ)

3.9 Ποιά σχέση μεταξύ ημερομηνίας έκδοσης της εντολής πληρωμής, της Α.Π.Υ, του φύλλου εργασίας (time sheet) και της βεβαίωσης παραλαβής έργου;

  • Η ημερομηνία έκδοσης της εντολής πληρωμής θα πρέπει να είναι ίδια ή μεταγενέστερη της Α.Π.Υ., του time sheet και της βεβαίωσης παραλαβής έργου.
  • Η ημερομηνία έκδοσης της  Α.Π.Υ. θα πρέπει να είναι ίδια ή μεταγενέστερη της ημερομηνίας έκδοσης του time sheet και της βεβαίωσης παραλαβής έργου.
  • Η ημερομηνία έκδοσης του time sheet θα πρέπει να είναι ίδια ή προγενέστερη της βεβαίωσης παραλαβής έργου.

Τα παραπάνω δίνονται γραφικά στο σχήμα που ακολουθεί

3.10 Πληρωμή Αμοιβών : Φορολογική και Ασφαλιστική Ενημερότητα

Φορολογική και Ασφαλιστική Ενημερότητα απαιτείται  για είσπραξη αμοιβών από τον ΕΛΚΕ ΠΔΜ όταν το ακαθάριστο ποσό της αμοιβής του δικαιούχου υπερβαίνει τα 1.500€ και τα 3.000€ αντίστοιχα και οι οποίες θα πρέπει να είναι σε ισχύ μέχρι και την ημερομηνία πληρωμής από την Ενιαία Αρχή Πληρωμών (ΕΑΠ)

Τα φυσικά πρόσωπα τα οποία υποχρεούνται στην προσκόμιση φορολογικής  και ασφαλιστικής ενημερότητας είναι:

  1. Ελεύθεροι επαγγελματίες και Ερευνητές που εκδίδουν Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών (Τ.Π.Υ.)
  2. Μέλη ΔΕΠ του ΠΔΜ που εκδίδουν Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών (Τ.Π.Υ.)
  3. Δημόσιοι Υπάλληλοι άλλων Φορέων που εκδίδουν Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών (Τ.Π.Υ.)
  4. Αμειβόμενοι με (ΑΕΔ) Τίτλο Κτήσης (φοιτητές, δημόσιοι υπάλληλοι άλλων φορέων, κλπ)

Εξαίρεση από την υποχρέωση προσκόμισης φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας έχουν οι αμειβόμενοι με μισθολογική κατάσταση, δηλαδή το προσωπικό του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας (εφόσον δεν ασκεί επιχειρηματική δραστηριότητα).

Η φορολογική ενημερότητα που θα προσκομίζεται θα αναγράφει Είσπραξη Χρημάτων από Φορείς του Δημόσιου Τομέα (πλην Κεντρικής Διοίκησης)

Τρόποι έκδοσης :

 Α. Φορολογικής Ενημερότητας

- Μέσω της ιστοσελίδας του taxis στη διεύθυνση: https://www1.gsis.gr/taxisnet/pist/protected/displayPdf.htm, με την εισαγωγή των προσωπικών κωδικών πρόσβασης του δικαιούχου της αμοιβής.
- Από την αρμόδια Δ.Ο.Υ., με προσέλευση και υποβολή σχετικού αιτήματος του δικαιούχου της αμοιβής

Στην αίτηση για την έκδοση Φορολογικής Ενημερότητας απαιτείται και η συμπλήρωση των ακόλουθων πεδίων:

  • Φορέας που θα κατατεθεί: στο οποίο αναγράφεται από τον αιτούντα Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας
  • Στοιχεία Τίτλου Πληρωμής: στο οποίο αναγράφεται ο αριθμός του Τιμολογίου Παροχής ή η φράση Τίτλος Κτήσης για τους μη υπόχρεους σε έκδοση στοιχείων (παραστατικών)

Β. Ασφαλιστικής Ενημερότητας

- Από την ιστοσελίδα του ΙΚΑ/ΕΦΚΑ στη διεύθυνση: http://www.ika.gr, ηλεκτρονικές υπηρεσίες με την εισαγωγή των προσωπικών κωδικών πρόσβασης ΙΚΑ/ΕΦΚΑ του δικαιούχου της αμοιβής
- Από το κατάστημα ΙΚΑ/ΕΦΚΑ, με προσέλευση και υποβολή σχετικού αιτήματος του δικαιούχου της αμοιβής

3.11 Εκκαθάριση αμοιβών μελών ΔΕΠ ΠΔΜ συνεργαζόμενων με εκπαιδευτικά Ιδρύματα και Δημόσιους φορείς

Μετά από απόφαση της Επιτροπής Ερευνών (Αρ. Συνεδρ. 272/14-6-2017) για την εκκαθάριση αμοιβών μελών ΔΕΠ ΠΔΜ
συνεργαζόμενων με εκπαιδευτικά Ιδρύματα και Δημόσιους φορείς (π.χ. Γ.Γ.Ε.Τ) θα πρέπει να συντρέχουν τα παρακάτω:

  • Ύπαρξη σχετικής υπογεγραμμένης σύμβασης, η οποία θα πρέπει να προσκομίζεται από τα μέλη ΔΕΠ στον ΕΛΚΕ του Ιδρύματος τους.
  • Ενημέρωση του ΕΛΚΕ ΠΔΜ από το συνεργαζόμενο φορέα σχετικά με το ποσό της αμοιβής, το διάστημα, το είδος του αντικειμένου και το έργο.
  • Κατάθεση αμοιβής στον ΕΛΚΕ ΠΔΜ από το συνεργαζόμενο φορέα.
  • Βεβαίωση από την Οικονομική Υπηρεσία του ΠΔΜ μετά από σχετική δήλωση (Ν. 1256/1982) του αμειβόμενου.
  • Προσκόμιση όπου απαιτείται, timesheet.

3.12 ΠΜΣ: Διαδικασία και Προϋποθέσεις Πληρωμών Διπλωματικών Εργασιών

Στο πλαίσιο των Μεταπτυχιακών Προγραμμάτων, για τις πληρωμές για την παρακολούθηση και επίβλεψη διπλωματικών εργασιών θα πρέπει να συντρέχουν αθροιστικά τα παρακάτω:

3.13 Διαδικασία Πληρωμής Συνταξιούχων Συνεργατών από Προγράμματα του ΕΛΚΕ ΠΔΜ

Σύμφωνα με το άρθρο 10 του νόμου 3865/2010, οι συνταξιούχοι θα πρέπει να δηλώνουν την πρόσθετη απασχόληση τους στο ΓΛΚ στην Υπηρεσία Συντάξεων.
Διακρίνουμε τις εξής περιπτώσεις:

  1. Συνταξιούχος με Έναρξη Επιχειρηματικής Δραστηριότητας
    Ο Συνεργαζόμενος Συνταξιούχος θα πρέπει να έχει δηλώσει στην Υπηρεσία Συντάξεων του ΓΛΚ την έναρξη δραστηριότητας του ώστε να χορηγηθεί η σχετική βεβαίωση (ως ενδεικτικό υπόδειγμα), η οποία, μαζί με τα υπόλοιπα δικαιολογητικά, θα συνοδεύει την Εντολή Πληρωμής που κάνει ο Ε.Υ. του έργου.
  2. Συνταξιούχοι Χωρίς Έναρξη Επιχειρηματικής Δραστηριότητας
    Θα πρέπει να υποβάλλουν στην Υπηρεσία Συντάξεων του ΓΛΚ σχετικό αίτημα για τη χορήγηση βεβαίωσης, η οποία, μαζί με τα υπόλοιπα δικαιολογητικά, θα συνοδεύει την Εντολή Πληρωμής του Ε.Υ. του έργου.
    Προκειμένου οι ενδιαφερόμενοι να λάβουν τη βεβαίωση από το ΓΛΚ θα πρέπει να κάνουν τα ακόλουθα:

3.14 Ποια διαδικασία ακολουθείται για την πληρωμή συνεργατών οι οποίοι διαμένουν μόνιμα στο εξωτερικό προκειμένου να μην τους γίνει παρακράτηση φόρου στην Ελλάδα;

Για τις πληρωμής αμοιβών συνεργατών έργων που διαμένουν μόνιμα στο εξωτερικό και προκειμένου να μην τους γίνει παρακράτηση φόρου στην Ελλάδα, θα πρέπει να ακολουθούνται τα παρακάτω στάδια:

Στάδιο Ι : Υποβολή Δικαιολογητικών από Αμειβόμενο, μέσω του Ε.Υ. του Έργου, στον ΕΛΚΕ

  1. Το Έντυπο Αποφυγής Διπλής Φορολόγησης (Ε.Α.Δ.Φ.) το οποίο θα πρέπει να συμπληρωθεί από τον ίδιο και να υπογραφεί και σφραγιστεί από την εφορία του (tax revenue services). Το έντυπο αυτό καθώς και τις οδηγίες συμπλήρωσης του υπάρχουν στο http://www.gsis.gr/gsis/info/gsis_site/ddos/c_gr.html.
  2. Στη περίπτωση που είναι μόνιμος κάτοικος Αμερικής ή Τουρκίας απαιτείται βεβαίωση φορολογικής κατοικίας (επισυνάπτεται ενδεικτικό υπόδειγμα), διότι οι φορολογικές αρχές των χωρών αυτών εκδίδουν δικό τους πιστοποιητικό κατοικίας και δεν υπάρχει το αντίστοιχο πεδίο VII στο Ε.Α.Δ.Φ. μεταξύ Ελλάδος και των δύο αυτών χωρών.

Στάδιο ΙΙ : Κατάθεση Δικαιολογητικών Αμειβόμενων και λοιπών Εγγράφων από ΕΛΚΕ στην Δ.Ο.Υ Κοζάνης για έγκριση.

Στάδιο ΙΙΙ : Διαδικασίες Πληρωμής (Διαχειριστικές Ενέργειες, Λογιστικές Εγγραφές και Τραπεζικές Διαδικασίες)

Τέλος, ένα φυσικό πρόσωπο που έχει φυσική παρουσία στην Ελλάδα για χρονικό διάστημα άνω των εκατόν ογδόντα τριών (183) ημερών εντός οποιασδήποτε δωδεκάμηνης περιόδου, αδιαλείπτως ή με διαλείμματα, είναι φορολογικός κάτοικος Ελλάδας για το φορολογικό έτος στη διάρκεια του οποίου συμπληρώνεται η δωδεκάμηνη περίοδος (ν. 4172/13, άρθρο 4, §2).

3.15 Ποια Υπεύθυνη Δήλωση για τη περίπτωση της Περιστασιακής Απασχόλησης σε διάφορα έργα;

Για τη περίπτωση της περιστασιακής απασχόλησης σε διάφορα έργα η Υ/Δ που χρησιμοποιείται/συμπληρώνεται από τον ενδιαφερόμενο για τη περίπτωση της περιστασιακής απασχόλησης, δηλαδή για απασχόληση που δεν γίνεται κατά σύστημα, είναι η ακόλουθη:

3.17 Οι συνεργάτες (ΔΕΠ, ΕΤΕΠ, ΕΔΙΠ, συνταξιούχοι και Δ.Υ.) των έργων που δεν ανήκουν στο ΠΔΜ πρέπει να συμπληρώσουν κάποια Υ/Δ με την οποία να δηλώνουν την ιδιότητα και την εργασιακή τους σχέση με το φορέα τους;

Ναι, πρέπει να υποβληθεί το συνημμένο υπόδειγμα της Υ/Δ συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο, ο Ε.Υ. του έργου φροντίζει να ενημερώσει σχετικά τους συνεργάτες του. Η εν λόγω Υ/Δ υποβάλλεται στον ΕΛΚΕ και συνοδεύει την αντίστοιχη ονομαστική κατάσταση και αποτελεί οδηγό για περαιτέρω διαδικασίες.

3.18 Διαδικασία και Απαιτήσεις Συμπλήρωσης και Ολοκλήρωσης Ολικών Φύλλων Χρονοχρέωσης

Για την επιτυχή δημιουργία και συμπλήρωση του Ολικού Φύλλου Χρονοχρέωσης απαιτούνται τα μέλη ΔΕΠ  του ΠΔΜ να γνωρίζουν τα παρακάτω

  • Έργα στα οποία συμμετέχουν και έχουν υπογράψει συμβάσεις, ανεξάρτητα από το φορέα υλοποίησης τους
  • Μηνιαία Συμπληρωμένα και Υπογεγραμμένα Φύλλα Χρονοχρέωσης για κάθε έργο που έχουν υπογράψει σύμβαση
  • Ώρες συμβατικών υποχρεώσεων

Για την καλύτερη κατανόηση η διαδικασία αυτή παρουσιάζεται γραφικά εδώ

3.21 Φύλλο Χρονοχρέωσης (Time Sheet): Υπόδειγμα, Χρόνος Υποβολής και Συμπλήρωσης.

Το φύλλο χρονοχρέωσης (ΦΧ) χρησιμοποιείται για να δηλωθεί ο χρόνος που αφιερώθηκε και πρέπει να αποζημιωθεί στο πλαίσιο υλοποίησης των έργων. Συμπληρώνεται κατά τη διάρκεια του μήνα που υλοποιείται/παρέχεται το έργο και υπογράφεται από τον Ε.Υ. του έργου και τον εργαζόμενο. Υποβάλλεται μετά τη λήξη του μήνα για τον οποίο έχει συμπληρωθεί και συνοδεύει την αντίστοιχη εντολή πληρωμής.

Στη συνέχεια δίνονται δύο υποδείγματα φύλλων χρονοχρέωσης (Γενικό και 7FP), καθώς και οδηγίες συμπλήρωσής τους. Στη περίπτωση που ο χρηματοδότης προτείνει το δικό του φύλλο χρονοχρέωσης, χρησιμοποιείται του χρηματοδότη.

Υποδείγματα φύλλων χρονοχρέωσης (Γενικό και 7FP)


Διαδικασίες Διαγωνισμών & Προμηθειών

4.1 Διαδικασίες Ανάθεσης Προμηθειών και Υπηρεσιών ΕΛΚΕ ΠΔΜ

Η Επιτροπή Ερευνών ΠΔΜ στη συνεδρίαση 271/02.06.17, έχοντας υπόψη

  1. Το Νόμο 4412/2016, « Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών»
  2. Το άρθρο 11 του ν. 4013/2011 (Σύσταση ΚΗΜΔΗΣ) του Υπουργείου Οικονομίας, Ανάπτυξης και Τουρισμού (Γενική Γραμματεία Εμπορίου και Προστασίας Καταναλωτή)
  3. Την Απόφαση υπ αρ. 57654 (ΦΕΚ 1781/τ΄Β/23.05.2017), «Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων λειτουργίας και διαχείρισης ΚΗΔΜΗΣ»
  4. Από 6093/31-3-2017 Διευκρίνιση της ΕΑΑΔΗΣΥ που αφορά τα δικαιολογητικά των Απευθείας Αναθέσεων

Αποφάσισε η διαδικασία ανάθεσης προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών να γίνεται σύμφωνα με τα παρακάτω:

  1. Προμήθεια : από 1,00€ έως 1.000,00€ (χωρίς ΦΠΑ): Γίνονται με απευθείας ανάθεση μετά από έρευνα αγοράς όταν συντρέχουν αθροιστικά τα παρακάτω με την εξής σειρά:
    1. Φορολογική ενημερότητα (για κάθε νόμιμη χρήση εκτός είσπραξης χρημάτων), ασφαλιστική ενημερότητα (για συμμετοχή σε διαγωνισμούς) και ποινικό μητρώο του ίδιου (φυσικού προσώπου) ή του νομίμου εκπροσώπου του αναδόχου (σε περίπτωση νομικού προσώπου).
    2. Έγκριση ανάθεσης μετά από απόφαση της Επιτροπής Ερευνών (ΕΕ)
    3. Δημοσιότητα απόφασης της ΕΕ στη Διαύγεια
    4. Λήψη τιμολογίου κατά την ολοκλήρωση της προμήθειας

      Βλέπε σημείο 8 της παρούσης για σχετικό έντυπο

  2. Προμήθεια : από 1.000,00 έως 2.500,00€ (χωρίς ΦΠΑ): Γίνονται με απευθείας ανάθεση, όταν συντρέχουν αθροιστικά τα παρακάτω με την εξής σειρά:
    1. Δημοσιότητα πρόσκλησης στην ιστοσελίδα της Επιτροπής Ερευνών και στη Διαύγεια
    2. Λήψη προσφορών, συνοδευόμενες από Φορολογική ενημερότητα (για κάθε νόμιμη χρήση εκτός είσπραξης χρημάτων), ασφαλιστική ενημερότητα (για συμμετοχή σε διαγωνισμούς) και ποινικό μητρώο του ίδιου (φυσικού προσώπου) ή του νομίμου εκπροσώπου του (σε περίπτωση νομικού προσώπου)
    3. Έγκριση ανάθεσης μετά από απόφαση της Επιτροπής Ερευνών (ΕΕ)
    4. Δημοσιότητα απόφασης της ΕΕ στη Διαύγεια και στο ΚΗΜΔΗΣ
    5. Λήψη τιμολογίου κατά την ολοκλήρωση της προμήθειας

      Βλέπε σημείο 8 της παρούσης για σχετικό έντυπο

  3. Προμήθεια : από 2.500,00€ έως 20.000,00€ (χωρίς ΦΠΑ): Γίνονται με απευθείας ανάθεση, όταν συντρέχουν αθροιστικά τα παρακάτω με την εξής σειρά:
    1. Δημοσιότητα πρόσκλησης στην ιστοσελίδα της Επιτροπής Ερευνών και στη Διαύγεια
    2. Λήψη προσφορών, συνοδευόμενες από Φορολογική ενημερότητα (για κάθε νόμιμη χρήση εκτός είσπραξης χρημάτων), ασφαλιστική ενημερότητα (για συμμετοχή σε διαγωνισμούς) και ποινικό μητρώο του ίδιου (φυσικού προσώπου) ή του νομίμου εκπροσώπου του (σε περίπτωση νομικού προσώπου)
    3. Έγκριση ανάθεσης μετά από απόφαση της Επιτροπής Ερευνών
    4. Δημοσιότητα απόφασης της ΕΕ στη Διαύγεια και στο ΚΗΜΔΗΣ
    5. Υπογραφή σύμβασης με τον ανάδοχο και δημοσιοποίηση στο ΚΗΜΔΗΣ
    6. Λήψη τιμολογίου κατά την ολοκλήρωση της προμήθειας

      Βλέπε σημείο 8 της παρούσης για σχετικό έντυπο

  4. Προμήθεια : από 20.000,00€ έως 60.000,00€ (χωρίς ΦΠΑ): γίνονται με συνοπτικό διαγωνισμό και με την προβλεπόμενη από τις ισχύουσες διατάξεις δημοσιότητα (απλοποιημένη προκήρυξη με όλα τα στάδια των διαγωνισμών)Βλέπε σημείο 8 της παρούσης για σχετικό έντυπο
  5. Προμήθεια : από 60.000,00 Ευρώ (χωρίς ΦΠΑ) και μέχρι τα εκάστοτε όρια του Διεθνούς Διαγωνισμού, γίνονται με Ηλεκτρονικό Τακτικό Ανοικτό Δημόσιο Διαγωνισμό, και με την προβλεπόμενη από τις ισχύουσες διατάξεις δημοσιότητα (Απαιτείται δημοσιότητα στο ΕΣΗΔΗΣ με ηλεκτρονική διενέργεια όλων των σταδίων των διαγωνισμών)

    Βλέπε σημείο 8 της παρούσης για σχετικό έντυπο

  6. Προμήθεια : πάνω από τα όρια του διεθνούς διαγωνισμού γίνονται με Ηλεκτρονικό  Ανοικτό Διεθνή Διαγωνισμό, και με την προβλεπόμενη από τις ισχύουσες διατάξεις δημοσιότητα (Απαιτείται δημοσιότητα στο ΕΣΗΔΗΣ με ηλεκτρονική διενέργεια όλων των σταδίων των διαγωνισμών)

    Βλέπε σημείο 8 της παρούσης για σχετικό έντυπο

  7. Τα παραπάνω ποσά αφορούν εκτιμώμενες αξίες αγαθών ή υπηρεσιών ανά κατηγορία δαπάνης και η κατάτμηση προμηθειών ομοειδών αγαθών ή υπηρεσιών, προς αποφυγή των διαδικασιών διαγωνισμού, καθιστά τη δαπάνη μη επιλέξιμη
  8. Απαιτούμενα Έντυπα ανά διαδικασία ανάθεσης προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών:
    1. Διαδικασίες Νο 1, 2 και 3:  Χρησιμοποιούμε το έντυπο με τίτλο «ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΓΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΥΛΙΚΩΝ / ΑΝΑΘΕΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ»
    2. Διαδικασίες Νο 4, 5 και 6: Χρησιμοποιούμε το έντυπο με τίτλο «ΑΙΤΗΜΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ»
    3. Αριθμοί CPV (Common procurement vocabulary) 

4.2 Ποια είναι τα κριτήρια αξιολόγησης των υποψηφίων φυσικών προσώπων (εξωτερικών συνεργατών) που συμμετέχουν στις προσκλήσεις στο πλαίσιο των έργων της Επιτροπής Ερευνών ΠΔΜ

Κριτήρια αξιολόγησης και επιλογής εξωτερικών συνεργατών:

  • Επίπεδο σπουδών, το οποίο καθορίζεται στην προκήρυξη και θεωρείται ως ελάχιστο προσόν για τη συμμετοχή στη διαδικασία αξιολόγησης
  • Ξένες γλώσσες, η υποχρεωτική ή επιθυμητή γνώση των οποίων θα καθορίζεται στην προκήρυξη
  • Χρήση Η/Υ, η υποχρεωτική ή επιθυμητή γνώση των οποίων θα καθορίζεται στην προκήρυξη
  • Προϋπηρεσία, υποχρεωτική ή επιθυμητή η οποία θα προσμετράτε μόνο για σχετική με το αντικείμενο της θέσης απασχόληση
  • Πρόσθετα προσόντα υποχρεωτικά ή επιθυμητά στα οποία θα συνεκτιμούνται γνώση ή εξειδίκευση καθώς και τίτλοι σπουδών σε συναφή με το αντικείμενο θέματα
  • Συνέντευξη, με την οποία η Επιτροπή Διενέργειας μπορεί να σχηματίσει μία εικόνα σχετικά με τον υποψήφιο.

Τα παραπάνω κριτήρια έχουν ένα ειδικό βάρος (συντελεστής) το οποίο καθορίζεται ανάλογα με την προκήρυξη θέση και το άθροισμα των οποίων είναι η μονάδα.

Οι συντελεστές κυμαίνονται από 0,10 – 0,20 για όλα τα κριτήρια πλην της συνέντευξης η οποία έχει συντελεστή από 0,3 – 0,4.
Η κλίμακα βαθμολογίας του υποψηφίου για κάθε κριτήριο ορίζεται από 0,8 (ελάχιστο) έως 1,2 (μέγιστο).

Η προϋπηρεσία βαθμολογείται ως εξής: Μέγιστο βαθμό λαμβάνει ο υποψήφιος με τη μεγαλύτερη συναφή προϋπηρεσία και οι υπόλοιποι υποψήφιοι βαθμολογούνται αναλογικά με βάση τη μέγιστη βαθμολογία της προϋπηρεσίας του πρώτου.

Στη συνέχεια η βαθμολογία κάθε κριτηρίου πολλαπλασιάζεται με το συντελεστή βαρύτητάς του (κριτηρίου) και αθροιστικά υπολογίζεται ο βαθμός του υποψηφίου.

Ο υποψήφιος με τη μεγαλύτερη βαθμολογία επιλέγεται.