Η Επιτροπή Ερευνών στη συνεδρίαση της με αριθμ. 371/08-07-2020 αποφάσισε η Διαδικασία Απευθείας Ανάθεσης για Προμήθειες Αγαθών και Υπηρεσιών έως του ποσού των 20.000€ μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ να γίνεται ως εξής:

Διαδικασία Απευθείας Ανάθεσης για Προμήθειες Αγαθών και Υπηρεσιών

Η παρακάτω διαδικασία ισχύει για αγορές έως του ποσού των 20.000€ μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. 

Απαραίτητη προϋπόθεση είναι:

1. Η υποβολή αιτήματος διαχείρισης του έργου από τον ΕΛΚΕ από τον ΕΥ του έργου. Υποβάλλεται σχετικό αίτημα από τον Ε.Υ, που περιλαμβάνει τον συνολικό και ετήσιο προϋπολογισμό του έργου. 
2. Έκδοση Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης η οποία αναρτάται στη Διαύγεια και το ΚΗΜΔΗΣ. 

Σε περίπτωση αναμόρφωσης του συνολικού ή του ετήσιου προϋπολογισμού του έργου/προγράμματος, απαιτείται η τροποποίηση της απόφασης ανάληψης υποχρέωσης, σύμφωνα με τον αναμορφωμένο προϋπολογισμό (αρθ. 23 παρ. 3 του Ν. 4653/2020)  

3. η έγκριση Επιτροπής Παρακολούθησης & Παραλαβής για προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών έως του ποσού των 20.000 ευρώ μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Υποβάλλεται σχετικό αίτημα από τον Ε.Υ, προτείνοντας 3 τακτικά και 3 αναπληρωματικά μέλη και εκδίδεται Απόφαση έγκρισης από την Επιτροπή Ερευνών, η οποία αναρτάται στη Διαύγεια.

Α. για αγορές έως 2.500€ πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ:

A.1 Κατάθεση αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο (Δεν απαιτείται απόδειξη έρευνας αγοράς).

A.2 Έγκριση του Αιτήματος Ανάληψης Υποχρέωσης και έκδοση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης και της Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης (Υπογραφή από τον Πρόεδρο της Ε.Ε. και ανάρτηση αυτών στη Διαύγεια)

A.3 Ενημέρωση του Επιστημονικά Υπεύθυνου από τη Μ.Ο.Δ.Υ ΕΛΚΕ.

A.4 Τιμολόγηση / παραλαβή της προμήθειας /υπηρεσίας.

Η Παραλαβή των ειδών/υπηρεσιών γίνεται με ευθύνη του Ε.Υ, σύμφωνα με την υπ’ αριθμ. 355/18-12-2019 θέμα 4.4 Απόφαση της Επιτροπής Ερευνών (δεν απαιτείται Πρακτικό Επιτροπής Παραλαβής).

Β. για αγορές από 2.500€ έως και 10.000€ πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ

B.1 Κατάθεση του αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο συνοδευόμενο από τρεις (3) τουλάχιστον οικονομικές προσφορές και προσκομίζοντας στη Μ.Ο.Δ.Υ ΕΛΚΕ τα παρακάτω:

B.1.1 Τουλάχιστον (3) τρεις προσφορές μετά από Αποστολή πρόσκλησης σε υποψήφιους προμηθευτές (ταυτόχρονη αποστολή στους 3 προμηθευτές με email), βάσει υποδείγματος της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ. Κατατίθεται και το email της πρόσκλησης.

Β.1.2 Δικαιολογητικά συμμετοχής στη διαδικασία της απ’ ευθείας ανάθεσης από τον προμηθευτή με τη χαμηλότερη τιμή προσφοράς, δηλαδή:

• Φορολογική Ενημερότητα «για κάθε νόμιμη χρήση εκτός είσπραξης χρημάτων»
• Ασφαλιστική Ενημερότητα «για συμμετοχή σε διαγωνισμούς»
• Ποινικό Μητρώο θα πρέπει να είναι του ίδιου του φυσικού προσώπου, ή του νομίμου εκπροσώπου του αναδόχου (σε περίπτωση εταιρειών απαιτείται και η προσκόμιση εγγράφου όπου αναγράφονται οι νόμιμοι εκπρόσωποι, π.χ καταστατικό εταιρείας ή Πιστοποιητικό εκπροσώπησης ΓΕΜΗ)

Β.2 Έγκριση του Αιτήματος Ανάληψης Υποχρέωσης. Το στάδιο αυτό περιλαμβάνει:

• Έγκριση του αιτήματος και έκδοση της Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ με ταυτόχρονη ανάρτησή της στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ.
• Ανάρτηση της Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης στο ΚΗΜΔΗΣ
• Κοινοποίηση της Απόφασης απ’ ευθείας ανάθεσης στους προμηθευτές που συμμετείχαν στην διαδικασία 

Β.3 Ενημέρωση του Επιστημονικά Υπεύθυνου από τη Μ.Ο.Δ.Υ. ΕΛΚΕ

Β.4 Τιμολόγηση / παραλαβή της προμήθειας /υπηρεσίας.

Η Παραλαβή των ειδών/υπηρεσιών γίνεται με ευθύνη του Ε.Υ και πιστοποιείται από την τριμελή Επιτροπή Παραλαβής με τη σύνταξη του σχετικού Πρακτικού.

Γ. για αγορές από 10.000€ έως και 20.000€ πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ:

Γ.1 Κατάθεση του αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο συνοδευόμενο από τρεις (3) τουλάχιστον οικονομικές προσφορές και προσκομίζοντας στη Μ.Ο.Δ.Υ ΕΛΚΕ τα παρακάτω:

Γ.1.1 Τουλάχιστον (3) τρεις προσφορές μετά από Αποστολή πρόσκλησης σε υποψήφιους προμηθευτές (ταυτόχρονη αποστολή στους 3 προμηθευτές με email), βάσει υποδείγματος της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ. Κατατίθεται και το email της πρόσκλησης.

Γ.1.2 Δικαιολογητικά συμμετοχής στη διαδικασία της απ’ ευθείας ανάθεσης από τον προμηθευτή με τη χαμηλότερη τιμή προσφοράς, δηλαδή:

• Φορολογική Ενημερότητα «για κάθε νόμιμη χρήση εκτός είσπραξης χρημάτων»
• Ασφαλιστική Ενημερότητα «για συμμετοχή σε διαγωνισμούς»
• Ποινικό Μητρώο θα πρέπει να είναι του ίδιου του φυσικού προσώπου, ή του νομίμου εκπροσώπου του αναδόχου (σε περίπτωση εταιρειών απαιτείται και η προσκόμιση εγγράφου όπου αναγράφονται οι νόμιμοι εκπρόσωποι, π.χ καταστατικό εταιρείας ή Πιστοποιητικό εκπροσώπησης ΓΕΜΗ)

Γ.2 Έγκριση του Αιτήματος Ανάληψης Υποχρέωσης. Το στάδιο αυτό περιλαμβάνει:

• Έγκριση της Απευθείας Ανάθεσης από την Επιτροπή Ερευνών 
• Έγκριση της Απευθείας Ανάθεσης από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ και έκδοση της Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης με ταυτόχρονη ανάρτησή της στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ.
• Ανάρτηση της Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης στο ΚΗΜΔΗΣ
• Κοινοποίηση της Απόφασης απ’ ευθείας ανάθεσης στους προμηθευτές που συμμετείχαν στην διαδικασία 

Γ.3 Ενημέρωση του Επιστημονικά Υπεύθυνου από τη Μ.Ο.Δ.Υ. ΕΛΚΕ

Γ.4 Υπογραφή Σύμβασης και Ανάρτηση αυτής στο ΚΗΜΔΗΣ και στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ 

Σε περίπτωση που ο Επιστημονικός Υπεύθυνος δεν μπορεί να γνωρίζει εκ των προτέρων, αν η προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσιών θα υπερβεί τις 10.000,00€, πλέον Φ.Π.Α., ανά κατηγορία δαπάνης και ανά ανάδοχο, τότε επιβάλλεται η σύναψη σύμβασης για κάθε επιμέρους απευθείας ανάθεση, ανεξαρτήτως ποσού.

Γ.5 Τιμολόγηση / παραλαβή της προμήθειας /υπηρεσίας.

Η Παραλαβή των ειδών/υπηρεσιών γίνεται με ευθύνη του Ε.Υ και πιστοποιείται από την τριμελή Επιτροπή Παραλαβής με τη σύνταξη του σχετικού Πρακτικού.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Τα παραπάνω ποσά αφορούν εκτιμώμενες αξίες αγαθών ή υπηρεσιών ανά κατηγορία δαπάνης και η κατάτμηση προμηθειών ομοειδών αγαθών ή υπηρεσιών, προς αποφυγή των διαδικασιών διαγωνισμού, καθιστά τη δαπάνη μη επιλέξιμη.

Στο πλαίσιο αυτό, προκειμένου να επιλεγεί η απ’ ευθείας ανάθεση ως διαδικασία σύναψης σύμβασης, θα πρέπει να ελέγχεται η εκτιμώμενη αξία της προμήθειας, ανά κατηγορία δαπάνης. Δηλαδή να εξετάζεται αν ο συνολικός προϋπολογισμός της εν λόγω κατηγορίας δαπάνης, που προβλέπεται για όλη τη διάρκεια του έργου μέχρι και τη λήξη του, είναι μικρότερος ή ίσος των 20.000,00 ευρώ (μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ), ασχέτως αν προτιθέμεθα να προμηθευτούμε τμηματικώς τα είδη αυτά.