Σας ενημερώνουμε ότι με την εφαρμογή του άρθρου 62 του Ν. 4485/2017 και τις τροποποιήσεις του, για την πραγματοποίηση δαπανών (αμοιβών, μετακινήσεων, προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών) σε βάρος εγκεκριμένων προϋπολογισμών έργων , θα πρέπει από 1/1/2019 οι Επιστημονικά Υπεύθυνοι να καταθέτουν στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ για κάθε δαπάνη «Αίτημα Ανάληψης Υποχρέωσης»  προκειμένου να εκδοθούν οι σχετικές «Αποφάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης».

Η ανάληψη υποχρέωσης είναι η διοικητική πράξη με την οποία εγκρίνεται η πραγματοποίηση των δαπανών ανά κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού κάθε έργου που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ. Με τη διαδικασία αυτή δεσμεύεται η συνολική αναγκαία πίστωση για την πληρωμή των δαπανών αυτών στο πληροφοριακό σύστημα του ΕΛΚΕ καθώς και στο Μητρώο Δεσμεύσεων .

Το Αίτημα Ανάληψης Υποχρέωσης που υποβάλλεται από τον Ε.Υ. του έργου, προηγείται υποχρεωτικά όλων των άλλων διαδικασιών για την πραγματοποίηση (εκτέλεση) δαπανών και έχει τα ακόλουθα γενικά βήματα:

1. Ο Επιστημονικά Υπεύθυνος του έργου υποβάλλει στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ τεκμηριωμένο Αίτημα Ανάληψης Υποχρέωσης για κάθε δαπάνη, αναλυτικά ανά κατηγορία δαπάνης καθώς και αιτιολόγηση (τεκμηρίωση σκοπιμότητας) της συνάφειας της συγκεκριμένης δαπάνης αλλά και συσχέτισης αυτής με το φυσικό αντικείμενο του έργου. Σύμφωνα με έγγραφο του ΓΛΚ (ΑΔΑ: ΨΒΞΒΗ-ΔΤΗ) «η αιτιολογία πραγματοποίησης της δαπάνης πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σαφής, επαρκής, ειδική και αναλυτική. Γενικές και αόριστες εκφράσεις, όπως «…για τις ανάγκες δημοσίων σχέσεων του/της ….» ή «…λόγω επιτακτικής ανάγκης κάλυψης υπηρεσιακών αναγκών» ή «…προμήθεια υλικών για την κάλυψη σχετικών αναγκών του/της…..» ή «…για τις ανάγκες μετακινήσεων των υπαλλήλων του/της……κατά τη διάρκεια του έτους …..» ή «…για υπηρεσιακές ανάγκες…», δεν γίνονται δεκτές.
2. Ακολουθεί Έλεγχος από τη Μονάδα Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του ΕΛΚΕ ως προς τη νομιμότητα, την επάρκεια του υπόλοιπου του προϋπολογισμού/κατηγορία δαπάνης και επαρκών πιστώσεων εγκεκριμένου προϋπολογισμού, τη μη παραγραφή της απαίτησης καθώς και τυχών παρεμπιπτόντως αναφυόμενων ζητημάτων (συνάφειας/συσχέτισης ανά δαπάνη με το φυσικό αντικείμενο του έργου).
3. Η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης, σε συνέχεια της υπογραφής από τον Π.Ο.Υ, υπογράφεται και από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών, προκειμένου να (α) αναρτηθεί στη Διαύγεια με μοναδικό αριθμό ανά Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης (β) καταχωρηθεί στο Μητρώο Δεσμεύσεων

Η διαδικασία αυτή, που είναι υποχρεωτική για όλες τις δαπάνες από 1/1/2019, προσθέτει σημαντικό φόρτο τόσο στις υπηρεσίες του ΕΛΚΕ όσο και στους Επιστημονικά Υπεύθυνους των έργων.

Σε συνέχεια της προσπάθειας του ΕΛΚΕ ΠΔΜ και σε συνεργασία με την ομάδα υποστήριξης του πληροφοριακού συστήματος resCom του ΕΛΚΕ ΑΠΘ, το λογισμικό resCom  έχει προσαρμοστεί στην ισχύουσα νομοθεσία και έχει ολοκληρωθεί η εφαρμογή για την ηλεκτρονική καταχώρηση μέσω του web-resCom (http://webrescom.rc.uowm.gr/Login.aspx?ReturnUrl=%2f)  των αιτημάτων ανάληψης υποχρέωσης και αιτημάτων πληρωμής.

Λόγω των αυξημένων και χρονοβόρων διοικητικών διαδικασιών που πλέον απαιτούνται για την υλοποίηση δαπανών από τη ΜΟΔΥ  ΕΛΚΕ, είναι απαραίτητη η απόκτηση κωδικών πρόσβασης στο web-resCom από όλους τους Επιστημονικά Υπεύθυνους μέχρι 10/1/2019.

Η διαδικασία απόκτησης κωδικών πρόσβασης περιγράφεται στο σύνδεσμο https://rc.uowm.gr/?page_id=1116 .

Πλέον όλα τα αιτήματα των Επιστημονικά Υπεύθυνων για την υλοποίηση δαπανών θα πρέπει υποχρεωτικά να καταχωρούνται ηλεκτρονικά με τη χρήση των προσωπικών κωδικών πρόσβασης.

Τυχόν τιμολόγια που θα εκδοθούν από 01.01.2019 χωρίς προηγούμενη ανάληψη υποχρέωσης θα παραλαμβάνονται για εξόφληση έως 20/1/2019 και μόνο εφόσον συνοδεύονται από ανάλογο Αίτημα Ανάληψης Υποχρέωσης.

Στο πλαίσιο αυτό, επισυνάπτονται σχετικές οδηγίες για:

• Την καταχώρηση αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης στο web-resCom
• Την καταχώρηση εντολής δαπάνης στο web-resCom